Od 1 stycznia 2015r. weszły w życie nowe obowiązki wynikające ze zmian wprowadzonych do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mające zastosowanie do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2014 r.
Wprowadzone zmiany nakładają na płatników oraz biura rachunkowe obowiązek przesyłania deklaracji podatkowych w formie dokumentu elektronicznego w niezmienionym terminie, tj. do 28 lutego.
Wyjątkowo, płatnicy przesyłający informacje do urzędów skarbowych dla nie więcej niż 5 podatników mogą nadal składać te dokumenty w formie papierowej. W tym wypadku obowiązuje krótszy termin w stosunku do terminu określonego dla przesyłania Urzędom Skarbowym dokumentów elektronicznych, tj. do 31 stycznia.
Program Fakt wychodzi naprzeciw zmieniającym się przepisom i w wersji 2015.01 została przygotowana możliwość wysyłania deklaracji, które od roku 2015 obowiązkowo mają być przekazywane w formie elektronicznej:
- PIT-4R
- PIT-8AR
- PIT-8C
- PIT-11
- PIT-40
Ponadto w programie Fakt istnieje również możliwość wysłania do systemu e-Deklaracje następujących deklaracji podatkowych:
- VAT-7
- VAT-7K
- VAT-8
- VAT-9M
- VAT-12
- VAT-UE
- VAT-UEK
- PIT-28
Część obsługiwanych przez program Fakt deklaracji nie wymaga użycia certyfikatu kwalifikowanego. Takie deklaracje można podpisać, a następnie wysłać do systemu e-Deklaracje przy pomocy danych autoryzujących, tj. imię, nazwisko, identyfikator podatkowy, data urodzenia oraz kwota przychodu wykazana w zeznaniu rocznym za rok podatkowy o 2 lata wcześniejszy, niż rok podatkowy, w którym są przesyłane deklaracje (w przypadku, gdy w roku tym nie została złożona żadna deklaracja – wpisuje się wartość 0). Możliwość podpisywania deklaracji przy użyciu danych autoryzujących mają tylko i wyłącznie osoby fizyczne.
Dotyczy to deklaracji:
- VAT-7
- VAT-7K
- PIT-4R
- PIT-8AR
- PIT-8C
- PIT-11
- PIT-28
- PIT-40
Pozostałe deklaracje należy podpisywać przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu.
1. Tworzenie deklaracji elektronicznej
2. Uzupełnienie brakujących danych wymaganych do elektronicznego przekazywania deklaracji
3. Podpisywanie deklaracji przy użyciu danych autoryzujących
4. Podpisywanie deklaracji przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego
5. Seryjne tworzenie, podpisywanie, wysyłanie e-Deklaracji oraz pobieranie i drukowanie UPO.
6. Generowanie UPL-1/OPL-1
7. Dodanie informacji nieobsługiwanych przez program Fakt (np. załączniki)
1. Tworzenie deklaracji elektronicznej
Aby utworzyć deklarację w formie elektronicznej należy z menu programu Fakt wybrać odpowiednią opcję z menu Deklaracje i JPK. Po jej wybraniu otworzy się dialog Wybierz wzór wydruku, zaznaczamy utwórz e-Deklarację. Deklaracja zostanie utworzona jeżeli dane w programie są prawidłowe. W przeciwnym wypadku zostanie wyświetlony raport o brakach, które należy uzupełnić, a deklaracja nie zostanie utworzona. Po poprawnym utworzeniu deklaracji automatycznie otworzy się dialog Deklaracje elektroniczne, w którym nowo utworzona deklaracja zostanie podświetlona. Kolejnym krokiem jest podpisanie deklaracji:
- przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego (przycisk Podpisz)
lub
- przy użyciu danych autoryzujących (przycisk Podpisz bez certyfikatu).
Po poprawnym podpisaniu deklaracji należy kliknąć przycisk Wyślij, a następnie Pobierz UPO. Ministerstwo Finansów powinno w ciągu 48 godzin przetworzyć taką deklarację. W razie błędów zwracany jest status Weryfikacja negatywna wraz z wyjaśnionym powodem odrzucenia. Jeśli natomiast deklaracja nie zawiera błędów to otrzymuje opis dokument wstępnie przetworzony. Aby sprawdzić status deklaracji należy ponownie kliknąć Pobierz UPO. Ostatecznym i poprawnym statusem powinien być 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończono poprawnie. Następnie należy kliknąć Drukuj UPO i wydrukować wyświetlone na ekranie potwierdzenie.
2. Uzupełnienie brakujących danych wymaganych do elektronicznego przekazywania deklaracji
Aby deklaracja została prawidłowo przetworzona przez serwer Ministerstwa Finansów, w programie Fakt muszą być uzupełnione wszystkie wymagane dane. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w oknie F12. Wydruk utworzy się raport o błędach.
Najczęściej nieuzupełnione dane w programie:
- Brak kodu Urzędu Skarbowego – dane Urzędu Skarbowego (Opcje – Dane do deklaracji VAT PIT ZUS lub Pracownik/Właściciel – Dane osobiste) należy wybierać z dostarczanej kartoteki US (przycisk Lista US). Kod Urzędu Skarbowego przepisze się automatycznie.
- Brak podanego właściciela – należy wybrać z menu programu Opcje – Dane do deklaracji VAT PIT ZUS, a następnie po prawej stronie na dole w pozycji Dane osoby fiz. wybrać z listy odpowiedniego właściciela.
- Brak rodzaju działalności na PIT-28/A – należy wybrać z menu programu Deklaracje i JPK → PIT – Deklaracja PIT-28 – przycisk Więcej – przycisk F2 13-24 i wprowadzić odpowiednie informacje w polu Rodzaj prowadzonej działalności (PIT-28/A)
3. Podpisywanie deklaracji przy użyciu danych autoryzujących
Program Fakt pozwala na podpisanie deklaracji przy użyciu danych autoryzujących, czyli:
- Imię
- Nazwisko
- Identyfikator podatkowy (NIP/PESEL)
- Data urodzenia
- Kwota przychodu wykazana w zeznaniu rocznym za rok podatkowy o 2 lata wcześniejszy niż rok podatkowy, w którym są przesyłane deklaracje
W dialogu Deklaracje i JPK → Dokumenty elektroniczne znajduje się przycisk Dane autoryzujące. Można tam zdefiniować dane, którymi mają być podpisywane e-Deklaracje.
Podpisywanie e-Deklaracji w ten sposób odbywa się poprzez przycisk Podpisz bez certyfikatu. Po jego kliknięciu status deklaracji zmieni się na Podpisana.
Możliwość podpisywania deklaracji przy użyciu danych autoryzujących mają tylko i wyłącznie osoby fizyczne.
4. Podpisywanie deklaracji przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego
Na komputerze, z którego mamy zamiar wysłać formularz do systemu e-Deklaracje, powinien być zainstalowany certyfikat kwalifikowany (potocznie nazywany podpisem elektronicznym) oraz umieszczony w porcie USB. Wystawca certyfikatu powinien dostarczyć oprogramowanie potrzebne do jego obsługi. Podpisywanie e-Deklaracji za pomocą certyfikatu kwalifikowanego odbywa się poprzez przycisk Podpisz. Następuje wtedy komunikacja z podpisem, konieczne jest wpisanie kodu PIN. Po jego poprawnym wprowadzeniu status deklaracji zmieni się na Podpisana.
5. Seryjne tworzenie, podpisywanie, wysyłanie e-Deklaracji oraz pobieranie i drukowanie UPO.
W programie Fakt istnieje możliwość seryjnego generowania deklaracji. Dotyczy to głównie deklaracji PIT-11 oraz PIT-40.
Dla deklaracji PIT-11 została opracowana funkcja, która zaznacza pracowników, dla których taka deklaracja powinna zostać utworzona. Funkcja ta jest dostępna poprzez polecenie Wpisywanie – Pracownicy – Zaznacz pracowników do PIT-11.
W wyniku działania tej funkcji w oknie 4. Pracownicy zostaną zaznaczeni wszyscy pracownicy aktualnie widoczni w oknie (zakres widoczności można zmienić w menu Okno – Zakres informacji w oknie), dla których należy wygenerować deklarację PIT-11 za bieżący rok. Zaznaczeni pracownicy mają widoczny z lewej strony czerwony znak X. Istnieje również możliwość samodzielnego zaznaczenia wielu pracowników, dla których chcemy utworzyć deklaracje. Zaznaczanie/odznaczanie pracowników w oknie odbywa się za pomocą klawisza spacji.
Aby wygenerować deklaracje dla zaznaczonych pracowników należy wybrać z menu programu Deklaracje i JPK → PIT → Deklaracja PIT-11/PIT-40. Po poprawnym utworzeniu odpowiedniej ilości deklaracji otworzy się dialog Deklaracje elektroniczne. Po lewej stronie okna znajduje się przycisk [+/-], po jego naciśnięciu zostaną zaznaczone wszystkie deklaracje widoczne w oknie (z lewej strony pojawi się znak X) Następnie należy postępować tak samo, jak w przypadku wysyłania pojedynczej deklaracji..
Niektóre podpisy elektroniczne obsługują tzw. trwały PIN. Umożliwia on podpisanie wielu deklaracji jednocześnie podając PIN tylko raz.
6. Generowanie UPL-1/OPL-1
Druk UPL-1 stanowi pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Stosowany jest głównie przez biura rachunkowe w procesie wypełniania i wysyłania deklaracji swoich klientów lub w przypadku przedsiębiorców i spółek - w związku z powierzeniem składania deklaracji podatkowej księgowemu lub pracownikowi firmy. Druk OPL-1 jest zawiadomieniem o odwołaniu pełnomocnictwa.
Aby wygenerować druk UPL-1 lub OPL-1, należy z menu programu wybrać Plik – Deklaracje elektroniczne, a następnie przycisk Osoba podpisująca. Poprzez przycisk Dopisz należy dodać dane osoby upoważnionej do podpisywania deklaracji. Następnie w dialogu Osoby upoważnione do podpisywania e-Deklaracji należy podświetlić odpowiednie nazwisko i kliknąć Drukuj UPL/OPL.
7. Dodanie informacji nieobsługiwanych przez program Fakt (np. załączniki)
Gdy zdarzy się potrzeba poprawienia danych, które wynikają bezpośrednio z obliczeń programu Fakt, można posłużyć się interaktywnymi formularzami dostarczanymi przez Ministerstwo Finansów. Są one dostępne na stronie:
Interaktywne formularze Ministerstwa Finansów
Ze strony Ministerstwa należy pobrać odpowiedni formularz i otworzyć go. Następnie w programie Fakt trzeba wygenerować deklarację, a po utworzeniu podświetlić ją w dialogu Deklaracje elektroniczne i nacisnąć przycisk Zapisz do pliku. Zostanie wyeksportowany plik XML z treścią deklaracji (domyślna lokalizacja pliku to C:\Fakt95\<profil użytkownika>\Deklaracje\<katalog z numerem firmy>). Następnie we wcześniej pobranym interaktywnym formularzu należy wybrać zakładkę Rozszerzone i przycisk Importuj dane oraz wskazać plik, który był wyeksportowany z programu Fakt. Deklaracja powinna się zaimportować dzięki czemu można ją poprawić. Po skończonych korektach taką deklarację można wysłać bezpośrednio do systemu e-Deklaracje za pomocą wtyczki dostępnej na stronie Ministerstwa lub wczytać z powrotem do programu Fakt i wysłać (pozwala to na zachowanie pełnej historii wysyłanych deklaracji w programie). Aby wczytać deklarację ponownie do programu należy w interaktywnym formularzu, w zakładce Rozszerzone wybrać przycisk Eksportuj dane i wskazać dowolną lokalizację, w której taki plik ma zostać zapisany. Następnie należy przejść w programie Fakt do dialogu Deklaracje elektroniczne, wybrać przycisk Wczytaj z pliku i wskazać wyeksportowany z formularza plik. Tak poprawioną deklarację można wysłać z programu do serwera Ministerstwa Finansów.
Pobierz wersję pełną
Pełna dystrybucja programu Fakt w wersji 2025.01m jest przeznaczona dla użytkowników posiadających ważną licencję na użytkowanie programu z datą ważności 01.2025 lub późniejszą.