Pracownicy

Ten moduł zawiera wszystkie funkcje kadrowo - płacowe dotyczące pracowników i zleceniobiorców. Moduł został tak przygotowany, aby wspierać proste a jednocześnie szybkie naliczanie wynagrodzeń pracowników w sposób zautomatyzowany. Jednocześnie sposób obliczania jest w dużym stopniu modyfikowalny przez użytkownika tak, aby dostosować go do swoich potrzeb.

Najważniejsze funkcje dotyczące Pracowników:

• naliczanie zaliczek podatku, zasiłków i składek ZUS,
• naliczanie składek na PPK i PPE,
• przygotowanie i wydruk listy płac,
• wydruk kart wynagrodzeń,
• wprowadzanie wielu wypłat w jednym miesiącu,
• drukowanie deklaracji podatkowych PIT: PIT-4, PIT-4R, PIT-8A, PIT-8B, PIT-8AR, PIT-11, PIT-40,
• przygotowanie deklaracji ZUS do płatnika: zgłoszeniowych i rozliczeniowych
• wprowadzanie umów zlecenia (kilkanaście typów),
• drukowanie umów zleceń (umów o dzieło) i rachunków,
• drukowanie przelewów wynagrodzeń na konta osobiste pracowników,
• drukowanie przelewów podatku dochodowego do Urzędu Skarbowego oraz przelewów do ZUS,
• wydruk zestawień kadrowych - umów o pracę, zaświadczeń, świadectwa pracy itd.,
• przygotowanie zbiorowego zestawienia przelewów wynagrodzeń na konta pracowników,
• integracja przelewów wynagrodzeń z systemami home-bankingu,
• przygotowanie i wydruku listy obecności,
• wydruku karty zasiłkowej,
• podziału pracowników na grupy oraz tworzenie wybranych zestawień i wydruków dla poszczególnych grup pracowników,
• definiowanie kalendarza pracy indywidualnie dla danego pracownika lub kalendarza wspólnego dla wszystkich pracowników,
• kontrola aktualności umów, badań lekarskich i szkoleń BHP,
• automatyczne generowanie deklaracji PIT-11 dla wszystkich pracowników.

Obliczanie wynagrodzeń:

• dla pracowników z wynagrodzeniem minimalnym - automatyczna aktualizacja wysokości wynagrodzenia po każdej jego zmianie
• automatyczne wyliczanie premii i innych zmiennych składników wynagrodzenia (lub potrąceń) na podstawie wprowadzonych formuł obliczeniowych; wynagrodzenie brutto może składać się nawet ze 100 składników,
• możliwość zdefiniowania do 100 potrąceń,
• możliwość zaksięgowania kilku wypłat w ciągu miesiąca,
• obliczanie średniej chorobowej i wynagrodzenia za czas choroby,
• obliczanie średniej urlopowej (z 3 miesięcy) i wynagrodzenia za urlop,
• tworzenia różnych schematów naliczania płac dla poszczególnych grup pracowników.
• automatyczna dekretacja wynagrodzeń i umów na kontach w Fk lub w KPiR,

Typy umów dostępne w programie:

• umowa zlecenie,
• umowa o dzieło,
• prawa autorskie (koszty 50%),
• organy zarządzające,
• nieopodatkowane,
• czynności biegłych, inkasentów,
• cudzoziemiec (art. 29. ustawy),
• emeryt opodatkowany stawką 10%.
• przychody z art.20 (dawny PIT-8C)
• Prawa majątkowe
• Dywidendy
• Nagrody
• Inne źródła (art.33-35)
• Umowa absolwencka
• Zlecenie art.13 - Sport
• Cudzoziemiec - sportowiec lub artysta
• Dywidenda - podatek estoński

Współpraca z Programem Płatnik

Wprowadzone dane pracowników mogą zostać eksportowane do programu Płatnik w celu przygotowania deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA, RNA, RCA, RZA i RSA oraz zgłoszeniowych ZUS ZUA, ZZA, ZWUA, ZIUA (uwzględniających zarówno zatrudnienie i zwolnienie pracownika jak i zmianę jego danych (adresu, nazwiska, itd.)). Generowane są również pozostałe deklaracje ZUS: Z-3, Z-3A, IWA, ZSWA, RIA, RUD. Program Fakt umożliwia również import danych pracowników z plików XML/KDU wygenerowanych za pośrednictwem programu Płatnik.

Obliczanie wynagrodzeń na podstawie formuł płacowych

Formuły płacowe są to małe podprogramy tworzone w oparciu o elementy języka programowania C, pozwalające na zautomatyzowanie obliczeń i dostosowanie programu do konkretnych potrzeb firmy. Możliwości programu są tak duże, że tylko od inwencji użytkownika zależy stopień zaawansowania formuł. Stosując formuły można zlecić programowi wyliczanie wynagrodzenia dla każdej grupy pracowników w różny sposób. Formuły obliczeniowe można stosować zarówno do obliczania składników płac jak i do obliczania potrąceń.

Pakiet mobilności

Obliczanie wynagrodzeń kierowców i pracowników oddelegowanych pracujących za granicą na terenie UE, z uwzględnieniem zwrotu wydatków na sanitariaty

Sprzedaż

Głównym zadaniem tego modułu jest ewidencja i możliwość wprowadzania dokumentów sprzedaży. Jednak moduł ten dostarcza zdecydowanie więcej możliwości. Pozwala na komunikację z urządzeniami fiskalnymi oraz czytnikami kodów i wagami. Dzięki mnogości zestawień, użytkownik może odczytać z programu informacje subiektywnie ważne w czytelnej formie, jak i generować deklaracje do urzędów. Moduł Sprzedaży jest intuicyjny i pozwala na wprowadzanie dokumentów bez udziału myszki komputerowej, co wielokrotnie przyśpiesza pracę w programie.

Najważniejsze funkcje związane ze sprzedażą:

• wystawianie faktur VAT, PRO FORMA, zaliczek, wewnętrznych, VAT marża, paragonów, faktur do paragonów, dokumentów korygujących,
• możliwość obejrzenia treści dokumentów bez konieczności otwierania dokumentu
• uwzględnienie specyficznej sprzedaży: nabyć wewnątrzwspólnotowych, importu towarów, importu usług z/spoza UE, transakcji trójstronnych,
• definiowanie indywidualnych właściwości dokumentu: uwzględnianie w VAT, do podatku, w rozrachunkach, itd.,
• możliwość przygotowania własnych wzorów faktur - również z użyciem graficznego logo firmy,
• możliwość definiowania własnej, dodatkowej formy płatności,
• stosowanie rabatów procentowych/kwotowych - oddzielnie dla każdej pozycji dokumentu,
• drukowanie rejestrów sprzedaży,
• definiowanie wzorów numeracji dokumentów dla poszczególnych rejestrów,
• drukowanie zestawień faktur niezapłaconych (również w postaci gotowych wydruków wezwania do zapłaty),
• możliwość naliczania odsetek za podany okres,
• drukowanie deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-9, VAT-12, VAT-UE,
• prowadzenie ewidencji ryczałtu dla płatników VAT,
• podział sprzedaży nieewidencjonowanej na poszczególne stawki VAT w proporcji do zakupów (wszystkich lub wybranych),
• drukowanie przelewów do Urzędu Skarbowego,
• drukowanie gotowych przelewów na własne konto, gdzie nadawcą jest kontrahent,
• drukowanie pism do odbiorcy (upoważnienia, wezwania do zapłaty, koperty), istnieje możliwość tworzenia własnych wzorów pism,
• możliwość szybkiego utworzenia faktury do wprowadzonego wcześniej dokumentu WZ lub wystawienia automatycznie w przypadku braku WZ,
• możliwość powielania dokumentów i przenoszenia ich do innego miesiąca,
• możliwość seryjnego drukowania dokumentów,
• tworzenie zleceń i zamówień,
• możliwość zamieszczania notatek związanych z dokumentem sprzedaży i/lub jego pozycjami,
• ewidencja płatności dla danego odbiorcy (należności, obroty) oraz dla wybranych dokumentów sprzedaży,
• integracja z urządzeniami fiskalnymi, czytnikami kodów kresowych i wagami sklepowymi.

Eksport i import dokumentów (XML/IMP)

Obecnie w firmie wykorzystuje się wiele aplikacji i programów do uzyskania żądanego efektu. Program Fakt wychodzi naprzeciw problemowi komunikacji pomiędzy wieloma aplikacjami. Zostały opracowane dwa standardy uniwersalnego importu i eksportu danych z i do programu Fakt. Pierwszy z nich bazuje na ustrukturyzowanym pliku tekstowym (IMP), drugi zaś na standardzie XML. Dzięki ich wykorzystaniu można zintegrować i ustalić zasady wymiany danych pomiędzy programem Fakt, a drugą instancją oprogramowania Fakt lub inną aplikacją. Utworzone pliki XML/IMP mogą być dowolnie modyfikowane, jednak warunkiem koniecznym do spełnienia jest zgodność ze specyfikacją (XML - czytaj, IMP - czytaj).

Obsługa dokumentów w walutach obcych

Zakres działalności przedsiębiorstwa często wykracza poza granice kraju. Oprogramowanie finansowo-księgowe powinno dawać możliwość prowadzenia dokumentacji w walucie obcej. Program Fakt został wyposażony w szereg funkcjonalności wspierających działanie na tego typu dokumentach (nie tylko w module sprzedaży, ale również zakupach i dokumentach bankowo-kasowych). Istnieje możliwość wprowadzenia dokumentów w dowolnej walucie (zgodnej z listą w NBP), następnie wydruk tych dokumentów we wskazanym języku. Dla wygody pracy użytkownik ma możliwość pobrania tabeli kursowej określonego typu A,B lub C na wybrany dzień, które są publikowane na stronach internetowych NBP. Rozliczenie dokumentów również może nastąpić poprzez powiązanie faktury z przelewem w walucie obcej uwzględniając różnice kursowe.

Wystawienie faktur w walucie obcej nie tylko wiąże się ze zmianą waluty, ale często również ze zmianą typu dokumentu. W programie Fakt istnieje wiele specjalnych dokumentów przygotowanych na okoliczności, które występują przepisach. Dzięki wykorzystaniu nabyć wewnątrzwspólnotowych, importu usług z/spoza UE itp. wykonywane transakcje są zgodne z obowiązującymi przepisami oraz pozwalają na prawidłowe przygotowanie deklaracji np. VAT-UE.

Dostawy węgla (AKC-WW)

Program Fakt wspiera przedsiębiorstwa handlujące wyrobami węglowymi. Ustawa przewiduje, iż pewna grupa podmiotów lub cel nabycia wyrobów węglowych może być zwolniony z akcyzy. W kartotece kontrahenta zostały przygotowane stosowne oznaczenia. Podczas wystawienia dokumentu sprzedaży dla kontrahenta program wyszukuje kwalifikujące się wyroby węglowe na podstawie numerów CN. Tworzy odpowiedni dokumentu dostawy węgla z opcjonalną możliwością edycji. Daną dostawę możemy wydrukować zgodnie z obowiązującym wzorcem dokumentu dostawy węgla, jak i zlecić programowi przygotowanie deklaracji AKC-WW. Dla kompletności rozwiązania zostały również przygotowane raporty do wewnętrznej ewidencji wyrobów węglowych w firmie.

Zakupy

Podstawowym zadaniem tego modułu jest prowadzenie ewidencji dokumentów zakupu. Jest to niezwykle istotny moduł zarówno z punktu widzenia magazynowego, jak i księgowego. Jest podstawowym źródłem informacji na temat wprowadzanych stanów towarowych w firmie, często na podstawie wprowadzonych faktur zakupowych tworzone są dokumenty magazynowe i odwrotnie. Aby zachować zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami, moduł ten jest wyposażony w kilka różnych typów dokumentów pozwalających na przygotowanie prawidłowych deklaracji i wpisów księgowych podczas rozliczania miesiąca.

Najważniejsze funkcje związane z zakupami:

• drukowanie i automatyczna numeracja faktur RR dla dostawców (rolników ryczałtowych) z obsługą funduszy promocji,
• uwzględnianie na dokumentach podmiotów MP (małych podatników),
• obsługa transakcji trójstronnych,
• mnogość możliwości odliczenia VATu,
• wystawianie przelewów dla dokumentów zakupu oraz ewidencja płatności wobec dostawców,
• drukowanie przelewów na gotowych formularzach oraz na czystych kartkach,
• automatyczna identyfikacja oddziałów bankowych na podstawie numerów kont oraz możliwość edycji nowych wpisów w kartotece banków,
• ewidencja płatności związanych z wybranymi dokumentami,
• możliwość automatycznego tworzenia dokumentów kasowych, przelewów oraz not rozrachunkowych, związanych z danym dokumentem,
• rozliczanie dokumentów zakupu na podstawie dokumentów rozrachunkowych,
• obsługa wielu rachunków bankowych firmy,
• automatyczna aktualizacja obrotów z kontrahentami,
• prowadzenie ewidencji wydatków z tytułu użytkowania samochodu osobowego (kilometrówki),
• możliwość rozliczenia VAT dla wybranych dokumentów w terminie płatności (faktury z odliczeniem w terminie płatności),
• wyliczanie kwoty podatku od czynności cywilno-prawnych PCC oraz wydruk odpowiedniego zestawienia,
• możliwość szybkiego utworzenia faktury do wprowadzonego wcześniej dokumentu PZ,
• obsługa dokumentów w walucie obcej,
• specjalne typy dokumentów: import towarów art. 33a dla deklaracji VAT-7 i odwrotne obciążenie stawki VAT (zakup złomu i leków),
• możliwość obejrzenia treści dokumentów bez konieczności otwierania dokumentu.

Ewidencja kilometrówki

Standardowa praca w przedsiębiorstwie często wiąże się z wykorzystaniem pojazdów. Do modułu Zakupy została dodana możliwość ewidencji kilometrówki. Aby skorzystać z tej funkcjonalności w pierwszej kolejności należy wprowadzić pojazd z uwzględnieniem pojemności silnika. Następnie sukcesywnie wprowadzać trasy przebyte przez pojazd. Na podstawie wprowadzonych danych program obliczy stawkę za kilometr oraz podczas rozliczania miesiąca będzie księgował kwoty zgodnie z wybranym sposobem rozliczenia. Dla kompletności rozwiązania została dodana indywidualna pozycja zakupu paliwa oraz leasingu od samochodów osobowych.

Księgi rachunkowe (FK)

Najważniejsze funkcje dotyczące Ksiąg rachunkowych (FK):

• automatyczne dekretowanie dokumentów zakupu i sprzedaży, z użyciem schematu księgowania (schemat definiuje się raz, a potem można korzystać z niego wielokrotnie),
• automatyczne przeksięgowanie VAT z dokumentów sprzedaży/zakupu na konta rozrachunków z VAT,
• automatyczne księgowanie list płac na wskazanych kontach księgowych - zbiorczo dla wszystkich pracowników lub dla każdego indywidualnie,
• ręczne wprowadzanie dokumentów księgowych (jeśli operacja nie została zaksięgowana automatycznie),
• możliwość szybkiego podejrzenia treści dokumentu w księdze bez konieczności otwierania dokumentu,
• przejście pomiędzy dokumentem źródłowym, a dokumentem księgowym poprzez wciśnięcie jednego klawisza - pozwala to na szybki podgląd księgowań odpowiadających wskazanemu dokumentowi,
• wprowadzanie kwot bilansu otwarcia poszczególnych kont na jednym arkuszu,
• automatyczne nadawanie kontrahentom, pracowników i środkom trwałym najbliższego dostępnego numeru subkonta,
• automatyczne dekretowanie dokumentów z kasy i wyciągów bankowych, zarówno rozrachunkowych, dotyczących rozliczeń z pracownikami jak i powiązanych z dowolnym kontem księgowym,
• możliwość dokonywania własnych zmian na dokumentach wygenerowanych automatycznie, (tak poprawione dokumenty oznaczone są gwiazdką),
• automatyczne księgowanie rat amortyzacji i umieszczanie w ewidencji nowo zakupionych środków trwałych,
• dowolne ustawianie roku obrotowego - nie musi być to styczeń / grudzień,
• możliwość ręcznego dodawania pozycji bilansu i rachunku zysków i strat,
• natychmiastowy podgląd stanów na kontach zawierający do wyboru:
  • obroty okresu,
  • obroty narastająco lub salda (podgląd może dotyczyć dowolnego poziomu syntetyki lub całych zespołów).
• ułatwione wyksięgowywanie salda z konta - program podpowiada saldo na koncie które można przenieść jednym kliknięciem

Księgowania równoległe

Do księgowania podstawowego, można dodać własne dodatkowe księgowania. Można określić kwotowo lub procentowo jaka część księgowania podstawowego ma być przeksięgowana na inne konta.

Księga KPiR

Moduł zapewnia tworzenie księgi przychodów i rozchodów zawsze zgodnej z aktualnie obowiązującymi przepisami. Księga jest w pełni zintegrowana z innymi modułami programu. Przy dobrej organizacji pracy w programie Fakt księga nanoszona jest automatycznie i nie wymaga ręcznej ingerencji, choć zdarzają się charakterystyczne przypadki gdy jest to nieuniknione.

Najważniejsze funkcje dotyczące Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR):

• możliwość wprowadzania dokumentów do Księgi ręcznie (rzadziej),
• automatyczne przenoszenie dokumentów z innych okien (częściej) - patrz poniżej,
• możliwość obejrzenia treści dokumentów bez konieczności otwierania dokumentu,
• obliczanie dochodu firmy na podstawie zapisów w Księdze (dochód jest automatycznie umieszczany na deklaracji PIT-5 właściciela),
• drukowanie dokumentu wewnętrznego dla zapisu w Księdze,
• drukowanie przelewu na podstawie dokumentu w Księdze,
• wydruk stron księgi według obowiązującego wzoru oraz wydruk rocznego podsumowania księgi; kolumny drukowanej Księgi są zwężane tak, aby zajmowały jak najmniej miejsca,
• wykorzystanie słowników i sugerowanych opisów,
• automatyczne przenumerowanie dokumentów w księdze po każdym przeniesieniu dokumentów z innych okien,
• księgowanie odsetek, kosztów bankowych, różnic kursowych.

Program wykonuje rozliczenie miesiąca składające się z następujących czynności:

• przeniesienie do Księgi dokumentów zakupu,
• obliczanie i przeniesienie do Księgi kwoty kilometrówki,
• przeniesienie do Księgi dokumentów sprzedaży (indywidualnie lub zbiorczo),
• przeniesienie do Księgi kwoty wypłaconych wynagrodzeń brutto i składek ZUS, oraz kwot wypłaconych umów zleceń,
• przeniesienie do Księgi kwoty amortyzacji z bieżącego miesiąca,
• wpisanie do ewidencji środków trwałych nowych pozycji na podstawie dokumentów zakupu,
• przeniesienie do Księgi różnic kursowych,
• przenumerowanie zapisów w Księdze.

Rozliczenie miesiąca w Księdze

Funkcja Rozliczenie miesiąca umożliwia przeniesienie danych z innych kartotek (Zakupy, Sprzedaż, Pracownicy, Środki trwałe - przeniesienie odpisów amortyzacji) do Księgi, uporządkowanie zapisów w Księdze, uzupełnienie kartoteki środków trwałych na podstawie dokonanych zakupów, przeniesienie do księgi danych o odsetkach, kosztach bankowych i różnicach kursowych.
Rozliczenia miesiąca należy dokonywać po wprowadzeniu wszystkich dokumentów z miesiąca. Deklarację PIT-5 można drukować dopiero po wykonaniu rozliczenia miesiąca.

Ryczałt ewidencjonowany

Ryczałt ewidencjonowany to uproszczona forma opodatkowania, gdzie opodatkowny jest przychód, a nie uwględniamy żadnych kosztów uzyskania.

Najważniejsze funkcje dotyczące ryczałtu:

• ewidencja sprzedaży dla wszystkich dostępnych stawek ryczałtu,
• pomniejszanie przychodu o opłacone składki ZUS i składki zdrowotne,
• naliczanie składki zdrowotnej zgodnie z Polskim Ładem,
• dla najmu - automatyczne sprawdzanie przekroczenia progu 100.000PLN i naliczanie wyższej stawki dla przychodów powyżej tej kwoty,
• ryczałtowiec płatnik VAT - może wprowadzać dokumenty zakupu w celu odliczenia podatku VAT,
• drukowanie zestawień ryczałtu zgodnie ze wzorem
• roczna deklaracja PIT-28

e-Deklaracje i JPK

Program Fakt wspiera wysyłanie e-Deklaracji do serwerów Ministerstwa Finansów. Z poziomu programu można również odebrać i wydrukować UPO.

Osoby fizyczne, zgodnie z obowiązującymi przepisami, mogą wysłać e-Deklaracje bez podpisu kwalifikowanego.

Lista obsługiwanych e-Deklaracji:

• CIT-8
• IFT-1/IFT-1R
• PIT-4R
• PIT-8AR
• PIT-8C
• PIT-11
• PIT-28
• PIT-36
• PIT-36L
• PIT-40
• PIT-R
• VAT-7
• VAT-7K
• VAT-8
• VAT-9M
• VAT-12
• VAT-27
• VAT-UE
• VAT-UEK

Program Fakt umożliwia tworzenie plików JPK, wysyłanie ich do serwera Ministerstwa Finansów, a także pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla wysłanych plików JPK.

Typy plików JPK tworzone w programie FAKT:

do przekazywania obowiązkowo comiesięcznie

• JPK_V7M
  - miesięczne ewidencje zakupu i sprzedaży VAT
• JPK_V7K
  - kwartalne ewidencje zakupu i sprzedaży VAT
• JPK_VAT
  - ewidencje zakupu i sprzedaży VAT obowiązujące do 09.2020

do przekazywania na żądanie

• JPK_KR

  - księgi rachunkowe

• JPK_PKPIR

  - podatkowa księga przychodów i rozchodów

• JPK_EWP

  - ewidencja przychodów

• JPK_FA

  - faktury VAT

• JPK_MAG

  - magazyn

• JPK_WB

  - wyciąg bankowy

W programie Fakt można przed wysłaniem plików JPK dokonać sprawdzenia ich poprawności.
Pliki JPK-VAT pochodzące z wielu oddziałów jednego podmiotu można scalić w jeden plik przed wysłaniem.
Do podpisywania plików JPK przed ich wysłaniem, konieczny jest podpis kwalifikowany.

Właściciele

W tym module zostały zlokalizowane wszystkie możliwości związane z rozliczaniem właścicieli firmy. Program Fakt umożliwia wprowadzenie wielu właścicieli zależnie od typu prowadzonej działalności gospodarczej. Dla każdego z właścicieli można nanieść specyficzne do niego cechy oraz określić procentowy udział w księdze.

Najważniejsze funkcje związane z właścicielami:

• obliczenie kwoty osiągniętego dochodu z uwzględnieniem spisu z natury,
• podział osiągniętego dochodu pomiędzy udziałowców, jeśli prowadzona firma ma więcej niż jednego udziałowca,
• drukowanie deklaracji PIT-5 dla właścicieli firmy z uwzględnieniem przychodów z innych źródeł i wydatków podlegających odliczeniu od dochodu, przenoszenie danych o właścicielu do Programu Płatnik (łącznie z pracownikami lub oddzielnie),
• automatyczne naliczanie składek ZUS oraz zasiłków (np. rodzinnych),
• drukowanie przelewów składek do ZUS-u.

Kasa i bank

Moduł grupuje w sobie wszystkie możliwości programu związane z obsługą rachunków bankowych, kasowych i odsetkowych. Zawiera listę wystawianych i otrzymywanych przelewów, dokumentów kasowych oraz not rozrachunkowych. Moduł ten jest szeroko powiązany z innymi elementami oprogramowania Fakt, wszystkie wykonywane operacje finansowe znajdują w nim swoje odzwierciedlenie.

• spis przelewów bankowych, dokumentów kasowych i not,
• powiązanie dokumentów rozrachunkowych z dokumentami zakupu i sprzedaży,
• obsługa wielu rachunków bankowych, kasowych i odsetkowych,
• możliwość dodawania dokumentów w walucie obcej,
• obsługa rachunków bankowych w walucie obcej,
• zestawienie dokumentów rozrachunkowych,
• okresowe zamykanie kasy i ewidencja sald,
• określanie przydziału do ksiąg rachunkowych (FK) / KPiR,
• automatyczne generowanie przelewów (np. wypłaty pracowników, przelew składek do ZUS itp.),

Home-banking

Program Fakt jest zintegrowany z większością systemów bankowości internetowej. Usługa home-bankingu polega na dostarczeniu do banku za pośrednictwem strony internetowej ustrukturyzowanego pliku, na bazie którego automatycznie tworzone i wysyłane są przelewy. Użytkownik programu w pierwszej kolejności określa według którego standardu program Fakt ma przygotować plik. Po utworzeniu takiego pliku należy zalogować się na firmowe konto bankowe i wczytać utworzony plik.
Obecnie obsługiwane standardy: Eurolinia, Videotel, Home Cash, Home Banking, EdiCash, Bresok, Cash Man, KB24, Eliksir-0, MiniBank24, BZWBK24, DefBank, CitiDirect, powerNET, Homenet, SETiZ.

Różnice kursowe

Program Fakt wspiera prowadzenie rozrachunków w różnych walutach. Często data wystawienia faktury i data płatności do faktury są różne. W efekcie czego faktura i płatność do niej posiadają inne wartości w polskich złotych po przeliczeniu z aktualnie obowiązującym kursem dla każdego z dokumentów. Podczas rozliczania miesiąca program Fakt wykrywa takie rozbieżności w wartości i tworzy odpowiednie wpisy księgując różnice wynikającą z kursów obydwu dokumentów.

Dokumenty magazynowe

Gospodarka magazynowa jest często jednym z najważniejszych aspektów działania przedsiębiorstwa. Program Fakt wspiera ewidencję towarów dostarczając rozwiązań umożliwiających użytkownikom kontrolowanie stanów towarowych oraz wartości magazynu. Na podstawie wprowadzonych danych program kontroluje proces sprzedaży oraz wylicza zyskowność transakcji z kontrahentami.

Najważniejsze funkcje dotyczące dokumentów magazynowych:

• prowadzenie dokumentacji dla wielu magazynów,
• 2 dostępne metody rozliczania magazynu: metoda uproszczona i FIFO,
• wprowadzanie różnych typów dokumentów magazynowych,
• możliwość obejrzenia treści dokumentu magazynowego bez konieczności otwierania dokumentu,
• tworzenie zamówień i zleceń,
• definiowanie kompletacji towarów,
• szczegółowa interpretacja korekt dostaw i wydań,
• precyzyjne obliczanie zyskowności prowadzonych transakcji,
• sporządzanie zestawień dokumentów magazynowych dla wybranych kontrahentów, towarów w zadanym okresie czasu,
• zestawienia uwzględniające ruch towarów w magazynie, z uwzględnieniem różnych cen tego samego towaru w poszczególnych dostawach,
• historia magazynowa dostaw i wydań każdego z towarów,
• automatyczne tworzenie dokumentów PZ i WZ do wpisanych dokumentów zakupu lub sprzedaży,
• tworzenie faktury sprzedaży na podstawie dokumentów WZ dla wybranego kontrahenta, nierozliczonych fakturami poprzednio,
• tworzenie dokumentu zakupu na podstawie dokumentów PZ dla wybranego kontrahenta, nierozliczonych dokumentami zakupu,
• szybkie wyszukiwanie towarów według barkodu lub dowolnego fragmentu nazwy (z możliwością integracji z czytnikiem kodów kreskowych),
• możliwość przygotowania własnych wzorców wydruków związanych z dokumentami magazynowymi,
• dodawanie notatek do dokumentu magazynowego,

Metody obliczania stanów magazynowych:

• Uproszczona - pozwala na określenie ilości towaru w magazynie, nie pozwala jednak określić, z której dostawy dany towar pochodzi. Wartość towaru na stanie jest określona na podstawie jego ilości oraz ceny wskazanej przez użytkownika. Cena ta może być wpisana na stałe lub może być aktualizowana po każdej dostawie.
• FIFO - polega na zapamiętywaniu szczegółowych informacji o każdej dostawie (data, ilość i cena), a następnie zdejmowaniu z magazynu towarów, zaczynając od najstarszej dostawy. Wartość towaru pozostającego w magazynie jest określana według rzeczywistej ceny zakupu, w efekcie czego obliczone zostają realne zyski z przeprowadzonych transakcji. Jest to metoda wymagana w przypadku firm prowadzących pełną księgowość.

Obsługa wielu magazynów FIFO

Program Fakt umożliwia prowadzenie ewidencji stanów magazynowych w wielu magazynach (do 50). Każdy rejestr zakupu/sprzedaży traktowany jest jako oddzielny magazyn. Wszystkie operacje dokonywane w ramach jednego dokumentu przyjęcia na stan (PZ lub PW) dotyczą jednego magazynu - nie można zakupić/przyjąć na jednym dokumencie towarów do kilku magazynów. Aby przyjąć towary do kilku magazynów można podzielić dokument na kilka PZ - każdy dla innego magazynu lub przyjąć wszystkie towary do jednego z magazynów, a następnie dokumentem MM (przesunięcie międzymagazynowe) przenieść część towarów do pozostałych (podobnie po stronie sprzedaży). Dokument magazynowy MM pozwala na przeniesienie towaru pomiędzy magazynami. Jeśli nie jest włączona opcja wielu magazynów, dokument MM nie powoduje żadnych skutków. Na dokumencie MM podaje się nazwy dwóch magazynów - źródłowego i docelowego.

Typy dokumentów magazynowych:

• PZ - Przyjęcie z zewnątrz. Zwiększa ilość towaru na stanie, wymaga podania kontrahenta, od którego przyjmowany jest towar,
• WZ - Wydanie na zewnątrz. Zmniejsza ilość towaru na stanie, wymaga podania kontrahenta, dla którego wydawany jest towar,
• PW - Przyjęcie wyrobu. Zwiększa ilość towaru na stanie, nie wymaga podania kontrahenta, od którego pochodzi towar,
• RW - Rozchód wewnętrzny. Zmniejsza ilość towaru na stanie, nie wymaga podania kontrahenta, dla którego przeznaczony jest towar,
• IN - Inwentaryzacja. Nie wymaga podania kontrahenta. Pozwala na dokonanie inwentaryzacji ilości towaru na stanie. Po dokonaniu inwentaryzacji danego towaru stan magazynowy tego towaru jest równy jego ilości wpisanej w dokumencie inwentaryzacji, tzn. na jego stan nie wpływają pozostałe dokumenty magazynowe wpisane do dnia dokonania inwentaryzacji włącznie. Dokumenty tego typu można wykorzystywać jedynie po wybraniu opcji magazynu FIFO,
• MM - Przesunięcie międzymagazynowe. Wykorzystywany dla opcji wielu magazynów FIFO. Pozwala na przesunięcie towaru z jednego magazynu do innego. Nie wpływa na sumaryczną ilość towaru we wszystkich magazynach. Wpływa na ilości towarów w magazynach powiązanych tym dokumentem. Najczęściej wykorzystywany jest w celu przeniesienia partii towaru z magazynu, do którego został dokonany zakup towaru, do innych magazynów zdefiniowanych przez użytkownika.
• ZO - Zwrot od odbiorcy. Dokument jest interpretacją korekty faktury sprzedaży po stronie magazynu. Program tworzy jednocześnie przyjęcie towaru na stan i/lub wydanie towaru ze stanu w zależności od charakterystyki dokumentu źródłowego (tj. korekty).
• ZD - Zwrot od dostawcy. Dokument jest interpretacją korekty faktury zakupu po stronie magazynu. Program tworzy jednocześnie przyjęcie towaru na stan i/lub wydanie towaru ze stanu w zależności od charakterystyki dokumentu źródłowego (tj. korekty).
• ZM - Zamówienie od odbiorcy. Zamówienie pozwala wprowadzić do magazynu dokument informujący o złożeniu zamówienia przez kontrahenta. Zamówienie nie powoduje skutku magazynowego do chwili jego realizacji za pomocą dokumentu WZ. Zależnie od użytkownika, towar do czasu realizacji zamówienia może być zarezerwowany w magazynie lub nie.
• KT - Kompletacja. Pozwala na stworzenie kompletu. Kompletacja jest to zestaw towarów (surowców), z których składa się określony wyrób gotowy. Dokument pobiera ze stanu magazynowego towary potrzebne do stworzenia produktu finalnego, oblicza wartości, następnie wprowadza nowo zbudowany produkt na stan.

Środki trwałe

Moduł ten udostępnia możliwość prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz obliczania wartości amortyzacji. Jest w pełni zintegrowany z modułami KPiR i Księgi rachunkowe (FK), w efekcie czego wystarczy wprowadzić do programu podstawowe wartości środka trwałego, następnie za pomocą jednego przycisku obliczyć wartości amortyzacji. Program Fakt automatycznie pobiera wartości amortyzacji i tworzy odpowiednie wpisy księgowe podczas rozliczania danego miesiąca.

Najważniejsze funkcje programu związane ze środkami trwałymi:

• ewidencja wyposażenia,
• naliczanie amortyzacji środków trwałych i wpisywanie jej do Księgi (KPiR/Księgi rachunkowe (FK)),
• pięć typów amortyzacji środków trwałych (liniowa, jednorazowa, ŚT nieamortyzowany, wyposażenie, degresywna),
• wydruk zestawień - kwoty rat amortyzacyjnych z bieżącego miesiąca i amortyzacji narastająco od początku roku, zestawienia wyposażenia, informacji o środku trwałym,
• automatyczne wpisywanie do ewidencji zakupionych środków trwałych,
• możliwość wpisania na każdy miesiąc innej kwoty odpisu amortyzacyjnego.
• zintegrowany słowników KRST i kodów ST z opcją edycji, eksportu i importu,
• podział środków trwałych na grupy,
• możliwość wprowadzania modernizacji środków trwałych,
• przydział środka trwałego do działu i osoby,
• przydział konta w księgach rachunkowych (FK) na bazie grupy KRST,
• możliwość obejrzenia treści dokumentów bez konieczności otwierania dokumentu.

Automatyczne tworzenie środków trwałych dla KPiR

Dzięki tej funkcjonalności użytkownik może skorelować środek trwały z określonym dokumentem zakupu. Wystarczy, że podczas dodawania pozycji faktury zakupu zostanie ona oznaczona jako "Środek trwały" oraz zostanie wpisany w polach dodatkowych procent amortyzacji i przydział do grupy.

Kontrahenci

Kontrahenci to spis podmiotów gospodarczych i/lub osób fizycznych, z którymi prowadzone są transakcje biznesowe. Program Fakt pozwala na wprowadzenie kontrahentów i dba o to, aby wszystkie wprowadzane dokumenty były zawsze skorelowane z określonym kontrahentem. W zbiór kontrahentów wchodzą zarówno dostawcy, jak i odbiorcy (klienci).

Najważniejsze funkcje dotyczące kontrahentów:

• prowadzenie spisu kontrahentów,
• przeglądanie historii dokumentów zakupu, sprzedaży, magazynowych, kasowych,
• wprowadzanie podstawowych danych o kontrahencie m.in. nazwa, adres, NIP (PL i EURO), kontakt, numer rachunku bankowego,
• wiele danych kontaktowych wraz z ewidencją kontaktów,
• wiele adresów przypisanych do kontrahenta m.in. podstawowy, do wysyłki płatnika, zamawiającego itd.,
• powiązanie z kontem w księgach rachunkowych (FK) lub sugerowany opis do KPiR,
• przydział kontrahenta do grupy,
• selekcja kontrahentów: dostawca, odbiorca, inny,
• podgląd wszystkich wystawionych dokumentów dla kontrahenta,
• obliczanie obrotów (z podziałem na Wn/Ma dla ksiąg rachunkowych (FK)), zobowiązań, należności,
• historia rozliczeń z kontrahentem,
• integracja z systemami EDI,
• ustalanie cennika oraz terminu płatności dla kontrahenta,
• generowanie szeregu zestawień okresowych dla zadanych kontrahentów,
• nadruk na koperty dla zadanej grupy kontrahentów,
• dodawanie notatek do informacji o kontrahencie,
• wydruk przelewów dla wybranego kontrahenta,
• wydruk wezwań do zapłaty oraz własnych pism,
• możliwość obejrzenia podstawowych danych kontrahenta bez konieczności otwierania rekordu z danymi.

Historia rozliczeń z kontrahentem

Jedną z kluczowych funkcjonalności dla modułu Kontrahenci jest kontrola i ewidencja rozrachunków. Program Fakt w czasie rzeczywistym określa wartość obrotów z transakcji, a także oblicza należności i zobowiązania względem kontrahenta. Do rozliczania się z kontrahentem użytkownik może skorzystać z szeregu możliwości: dodać dokument bankowo-kasowy, wyrównać rozrachunki za pomocą innego dokumentu lub po prostu oznaczyć dokument jako zapłacony. W przypadku przekroczenia terminu płatności program poinformuje nas o tym fakcie lub na żądanie użytkownika wygeneruje raport rozliczeniowy, na którym takie pozycje zostaną oznaczone. Funkcję tę można wywoływać bezpośrednio z kartoteki kontrahentów lub w trakcie wpisywania/przeglądania dokumentu zakupu lub sprzedaży. W każdej chwili można skorzystać z funkcji podsumowującej kwoty obrotów i należności z kontrahentami, na podstawie wprowadzonych dokumentów.

Towary i usługi

Lista towarów i usług to jeden z najczęściej spotykanych spisów występujących w firmie. Program Fakt wspiera prowadzenie prostego spisu kilku usług świadczonych przez firmę, jak i rozbudowanego systemu towarowego np. sprzedaż detaliczną w sklepie spożywczym czy hurtownie budowlane. Mimo swoich dużych rozmiarów pod względem funkcjonalności, które zostały zaprojektowane na bazie wieloletnich doświadczeń firmy Fakt, dalej pozostaje intuicyjny i prosty w użytkowaniu, jak i zarządzaniu.

Najważniejsze funkcje związane z towarami i usługami:

• prowadzenie kartoteki towarów i usług,
  • Towar - podlega ewidencji stanu magazynowego,
  • Usługa - nie podlega ewidencji stanu magazynowego.
• możliwość wyboru metody obliczania stanów magazynowych towarów: metoda uproszczona lub FIFO,
• ewidencja dostaw danego towaru: data dostawy, cena towaru, ilość początkowa w dostawie, ilość towaru z danej dostawy pozostała na stanie - tylko metoda FIFO,
• kontrola i powiadamianie, gdy stan towaru spada poniżej wartości minimalnej lub jest mniejszy od zera,
• możliwość wprowadzenia trzech różnych cen sprzedaży danego towaru,
• automatyczne obliczanie ceny sprzedaży na podstawie ceny zakupu i marży,
• możliwość automatycznego obliczania cen sprzedaży na podstawie aktualnej, średniej ważonej, maksymalnej lub minimalnej ceny zakupu spośród dostaw, z których pobierany jest towar,
• wprowadzanie danych o towarze dla kasy fiskalnej oraz nadanie numerów PLU,
• możliwość zamieszczania notatek, plików PDF oraz zdjęć związanych z towarem lub usługą,
• wydruk cennika oraz arkusza spisu z natury,
• możliwość podzielenia towarów na wielopoziomowe grupy,
• możliwość nadania indeksów i kodów dla towarów,
• możliwość nadania cennika w walucie obcej,
• podpowiadanie ostatniej ceny sprzedaży podczas wystawiania dokumentów,
• druk etykiet dla kartoteki towarowej,
• zestawienie zakupu i sprzedaży określonego towaru lub towarów w zadanym okresie czasu.
• możliwość podejrzenia danych towaru lub usługi bez konieczności otwierania rekordu.

Kompletacje

Funkcjonalność pozwalająca na stworzenie zestawu (nowego towaru), który bazuje na innych towarach. Aby stworzyć komplet w pierwszej kolejności należy utworzyć wzór (ilościową listę surowców), według której będą budowane zestawy. Następnie dodając dokument KT należy wybrać wzór kompletu i określić liczbę budowanych zestawów. Program zdejmie ze stanu wszystkie wymagane składniki (dla FIFO według kolejności dostaw), następnie wprowadzi zestawy na stan uwzględniając koszt ich wytworzenia. Składniki można również zastąpić zamiennikami tj. alternatywnymi składnikami. Oczywiście dany zestaw może być składnikiem innego zestawu. Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownik może bardzo elastycznie budować własne zestawy z wybranych przez siebie składników.

Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi

Lista obsługiwanych urządzeń fiskalnych

Drukarki Fiskalne

• DATAPROCESS DSA600
• EDATA FAREX Flex
• ELEMIS GIGA
• ELZAB FP-600/Omega, Mera 1.0, Mera 2.0/Mera E, ZETA (protokół ELZABESC/ELZABSTX
• EPSON TM-T801
• NOVITUS DEON (E protokół NOVITUS, LAN E protokół NOVITUS/XML), HD ONLINE protokół XML, VENTO, VIVO
• OPTIMUS WIKING, VENTO, VIVO
• POSNET Thermal(Temo, DF-301, Torell Duo, Optimus, Orhmet)

Kasy fiskalne

• DATAPROCESS DSA100, DSA45B, DSA100S, DSA4000S
• DATECS MP500/MP55/MP56
• ELCOM EURO (od 07.2001)
• ELEMIS MEGA PLUS/SUPER
• ELZAB Alfa/Delta/Eco/Jota (E)/Mini (E)/System 600
• FAWAG Lite
• NOVITUS Next ONLINE, Nano ... (protokół TANGO), SANTO LAN E, Soleo (PLUS protokół TANGO)
• OPTIMUS Frigo, Tango, Brawo, Rumba ...
• POSNET - Personal do 06.2001, ECR do 06.2001, Bingo/ECR od 07.2001, Perfekt, Bingo(3.01)/Mobile/Bingo Plus(1.03), NEO/NEO PLUS(1.03), Bingo(3.02)/Mobile(1.04)
• SHARP - ER-A237/277, ER-A277PS, ER-A285P, ER-A457P, ER-A495

Bezpieczeństwo danych

Mechanizmy używane w programie Fakt zwiększające bezpieczeństwo danych.

• Rozbudowany system uprawnień - w programie można nadać uprawnienia operatorom precyzując bardzo szczegółowo zakres operacji, które mogą wykonać oraz do jakich danych mogą mieć wgląd.
• Klucze sprzętowe (pendrive) - każdy program Fakt zabezpieczony jest kluczem sprzętowym, bez którego nie ma możliwości uruchomienia danego programu.
• Zapasowe tabele danych - program zawiera mechanizm zabezpieczający wszystkie dane w taki sposób, że nawet usunięte informacje można odzyskać z tabel zapasowych.
• Automatyczne archiwizacje - mechanizm programu Fakt zapewnia tworzenie kopii zapasowych wszystkich wymaganych danych z częstotliwością jaką ustawi sobie użytkownik (np. codziennie lub raz w tygodniu).