1. Tworzenie deklaracji elektronicznej

Aby utworzyć deklarację w formie elektronicznej należy z menu programu Fakt wybrać odpowiednią opcję z menu Deklaracje i JPK. Po jej wybraniu otworzy się dialog Wybierz wzór wydruku, zaznaczamy utwórz e-Deklarację. Deklaracja zostanie utworzona jeżeli dane w programie są prawidłowe. W przeciwnym wypadku zostanie wyświetlony raport o brakach, które należy uzupełnić, a deklaracja nie zostanie utworzona. Po poprawnym utworzeniu deklaracji automatycznie otworzy się dialog Deklaracje elektroniczne, w którym nowo utworzona deklaracja zostanie podświetlona. Kolejnym krokiem jest podpisanie deklaracji:

• przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego (przycisk Podpisz)

lub

• przy użyciu danych autoryzujących (przycisk Podpisz bez certyfikatu).

Po poprawnym podpisaniu deklaracji należy kliknąć przycisk Wyślij, a następnie Pobierz UPO. Ministerstwo Finansów powinno w ciągu 48 godzin przetworzyć taką deklarację. W razie błędów zwracany jest status Weryfikacja negatywna wraz z wyjaśnionym powodem odrzucenia. Jeśli natomiast deklaracja nie zawiera błędów to otrzymuje opis dokument wstępnie przetworzony. Aby sprawdzić status deklaracji należy ponownie kliknąć Pobierz UPO. Ostatecznym i poprawnym statusem powinien być 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończono poprawnie. Następnie należy kliknąć Drukuj UPO i wydrukować wyświetlone na ekranie potwierdzenie.

2. Uzupełnienie brakujących danych wymaganych do elektronicznego przekazywania deklaracji

Aby deklaracja została prawidłowo przetworzona przez serwer Ministerstwa Finansów, w programie Fakt muszą być uzupełnione wszystkie wymagane dane. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w oknie F12. Wydruk utworzy się raport o błędach.

Najczęściej nieuzupełnione dane w programie:

• Brak kodu Urzędu Skarbowego – dane Urzędu Skarbowego (Opcje – Dane do deklaracji VAT PIT ZUS lub Pracownik/Właściciel – Dane osobiste) należy wybierać z dostarczanej kartoteki US (przycisk Lista US). Kod Urzędu Skarbowego przepisze się automatycznie.
• Brak podanego właściciela – należy wybrać z menu programu Opcje – Dane do deklaracji VAT PIT ZUS, a następnie po prawej stronie na dole w pozycji Dane osoby fiz. wybrać z listy odpowiedniego właściciela.
• Brak rodzaju działalności na PIT-28/A – należy wybrać z menu programu Deklaracje i JPK → PIT – Deklaracja PIT-28 – przycisk Więcej – przycisk F2 13-24 i wprowadzić odpowiednie informacje w polu Rodzaj prowadzonej działalności (PIT-28/A)

3. Podpisywanie deklaracji przy użyciu danych autoryzujących

Program Fakt pozwala na podpisanie deklaracji przy użyciu danych autoryzujących, czyli:

• Imię
• Nazwisko
• Identyfikator podatkowy (NIP/PESEL)
• Data urodzenia
• Kwota przychodu wykazana w zeznaniu rocznym za rok podatkowy o 2 lata wcześniejszy niż rok podatkowy, w którym są przesyłane deklaracje

W dialogu Deklaracje i JPK → Dokumenty elektroniczne znajduje się przycisk Dane autoryzujące. Można tam zdefiniować dane, którymi mają być podpisywane e-Deklaracje.

Podpisywanie e-Deklaracji w ten sposób odbywa się poprzez przycisk Podpisz bez certyfikatu. Po jego kliknięciu status deklaracji zmieni się na Podpisana.

Możliwość podpisywania deklaracji przy użyciu danych autoryzujących mają tylko i wyłącznie osoby fizyczne.

4. Podpisywanie deklaracji przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego

Na komputerze, z którego mamy zamiar wysłać formularz do systemu e-Deklaracje, powinien być zainstalowany certyfikat kwalifikowany (potocznie nazywany podpisem elektronicznym) oraz umieszczony w porcie USB. Wystawca certyfikatu powinien dostarczyć oprogramowanie potrzebne do jego obsługi. Podpisywanie e-Deklaracji za pomocą certyfikatu kwalifikowanego odbywa się poprzez przycisk Podpisz. Następuje wtedy komunikacja z podpisem, konieczne jest wpisanie kodu PIN. Po jego poprawnym wprowadzeniu status deklaracji zmieni się na Podpisana.

5. Seryjne tworzenie, podpisywanie, wysyłanie e-Deklaracji oraz pobieranie i drukowanie UPO.

W programie Fakt istnieje możliwość seryjnego generowania deklaracji. Dotyczy to głównie deklaracji PIT-11 oraz PIT-40.

Dla deklaracji PIT-11 została opracowana funkcja, która zaznacza pracowników, dla których taka deklaracja powinna zostać utworzona. Funkcja ta jest dostępna poprzez polecenie Wpisywanie – Pracownicy – Zaznacz pracowników do PIT-11.

W wyniku działania tej funkcji w oknie 4. Pracownicy zostaną zaznaczeni wszyscy pracownicy aktualnie widoczni w oknie (zakres widoczności można zmienić w menu Okno – Zakres informacji w oknie), dla których należy wygenerować deklarację PIT-11 za bieżący rok. Zaznaczeni pracownicy mają widoczny z lewej strony czerwony znak X. Istnieje również możliwość samodzielnego zaznaczenia wielu pracowników, dla których chcemy utworzyć deklaracje. Zaznaczanie/odznaczanie pracowników w oknie odbywa się za pomocą klawisza spacji.

Aby wygenerować deklaracje dla zaznaczonych pracowników należy wybrać z menu programu Deklaracje i JPK → PIT → Deklaracja PIT-11/PIT-40. Po poprawnym utworzeniu odpowiedniej ilości deklaracji otworzy się dialog Deklaracje elektroniczne. Po lewej stronie okna znajduje się przycisk [+/-], po jego naciśnięciu zostaną zaznaczone wszystkie deklaracje widoczne w oknie (z lewej strony pojawi się znak X) Następnie należy postępować tak samo, jak w przypadku wysyłania pojedynczej deklaracji..

Niektóre podpisy elektroniczne obsługują tzw. trwały PIN. Umożliwia on podpisanie wielu deklaracji jednocześnie podając PIN tylko raz.

6. Generowanie UPL-1/OPL-1

Druk UPL-1 stanowi pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Stosowany jest głównie przez biura rachunkowe w procesie wypełniania i wysyłania deklaracji swoich klientów lub w przypadku przedsiębiorców i spółek - w związku z powierzeniem składania deklaracji podatkowej księgowemu lub pracownikowi firmy. Druk OPL-1 jest zawiadomieniem o odwołaniu pełnomocnictwa.

Aby wygenerować druk UPL-1 lub OPL-1, należy z menu programu wybrać Plik – Deklaracje elektroniczne, a następnie przycisk Osoba podpisująca. Poprzez przycisk Dopisz należy dodać dane osoby upoważnionej do podpisywania deklaracji. Następnie w dialogu Osoby upoważnione do podpisywania e-Deklaracji należy podświetlić odpowiednie nazwisko i kliknąć Drukuj UPL/OPL.

7. Dodanie informacji nieobsługiwanych przez program Fakt (np. załączniki)

Gdy zdarzy się potrzeba poprawienia danych, które wynikają bezpośrednio z obliczeń programu Fakt, można posłużyć się interaktywnymi formularzami dostarczanymi przez Ministerstwo Finansów. Są one dostępne na stronie:

Interaktywne formularze Ministerstwa Finansów

Ze strony Ministerstwa należy pobrać odpowiedni formularz i otworzyć go. Następnie w programie Fakt trzeba wygenerować deklarację, a po utworzeniu podświetlić ją w dialogu Deklaracje elektroniczne i nacisnąć przycisk Zapisz do pliku. Zostanie wyeksportowany plik XML z treścią deklaracji (domyślna lokalizacja pliku to C:\Fakt95\<profil użytkownika>\Deklaracje\<katalog z numerem firmy>). Następnie we wcześniej pobranym interaktywnym formularzu należy wybrać zakładkę Rozszerzone i przycisk Importuj dane oraz wskazać plik, który był wyeksportowany z programu Fakt. Deklaracja powinna się zaimportować dzięki czemu można ją poprawić. Po skończonych korektach taką deklarację można wysłać bezpośrednio do systemu e-Deklaracje za pomocą wtyczki dostępnej na stronie Ministerstwa lub wczytać z powrotem do programu Fakt i wysłać (pozwala to na zachowanie pełnej historii wysyłanych deklaracji w programie). Aby wczytać deklarację ponownie do programu należy w interaktywnym formularzu, w zakładce Rozszerzone wybrać przycisk Eksportuj dane i wskazać dowolną lokalizację, w której taki plik ma zostać zapisany. Następnie należy przejść w programie Fakt do dialogu Deklaracje elektroniczne, wybrać przycisk Wczytaj z pliku i wskazać wyeksportowany z formularza plik. Tak poprawioną deklarację można wysłać z programu do serwera Ministerstwa Finansów.